การจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้องและเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความเป็นระเบียบและความปลอดภัยของเอกสาร นี่คือข้อควรระวังในการจัดเก็บเอกสาร:

 

ใช้ภาชนะหรือวัสดุที่เหมาะสม

 ควรเลือกใช้ภาชนะหรือวัสดุที่มีคุณภาพเหมาะสมในการเก็บเอกสาร เช่น กล่องพาสติกที่มีความแข็งแรง หรือกล่องลังกระดาษที่มีความแข็งแรงเพื่อป้องกันการบุบหรือเกิดรอยขีดข่วน

 

ทำระบบการจัดเก็บ

สร้างระบบการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมและมีความเป็นระเบียบ เช่น ใช้สัญลักษณ์หรือสีต่างๆ ในการแยกหมวดหมู่เอกสาร หรือใช้เลขที่เอกสารในการจัดเก็บ

 

รักษาความสะอาด

ควรรักษาความสะอาดในพื้นที่ที่ใช้เก็บเอกสาร หากมีฝุ่นหรือสิ่งสกปรกอื่นๆ อาจทำให้เกิดความเสียหายกับเอกสาร

 

ใช้วัสดุกันกระแทก

หากมีการซ้อนทับกันและกล้วเอกสารจะได้รับความเสียหาย ควรใช้วัสดุกันกระแทกเพิ่มเติมเพื่อป้องกันการชำรุดของเอกสาร

 

ความเย็นและความชื้น

ควรหลีกเลี่ยงการจัดเก็บเอกสารในสภาพแวดล้อมที่มีอุณหภูมิสูงหรือความชื้นสูง เพราะอาจทำให้เกิดความเสียหายกับเอกสาร ควรเก็บในที่ที่มีอุณหภูมิและความชื้นที่เหมาะสม

 

การเก็บทับซ้อน

หลีกเลี่ยงการเก็บเอกสารทับซ้อนกันมากเกินไป ยิ่งถ้าเป็นกล่องลังกระดาษยิ่งต้องระมัดระวัง เพราะอาจทำให้กล่องเอกสารยุบหรือเกิดความเสียหายได้

 

การสำรองข้อมูล

สำรองเอกสารที่มีความสำคัญเพื่อป้องกันการสูญหายหรือความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับเอกสารต้นฉบับ เช่น ทำสำเนาของเอกสารเก็บไว้เป็นไฟล์ในคอมพิวเตอร์ เป็นต้น

 

ถ้ามีการจัดเก็บเอกสารที่ดีจะทำให้เก็บเอกสารนั้นได้นานและไม่เกิดความเสียหาย และยังทำให้ง่ายต่อการค้นหาเมื่อต้องการนำกลับมาใช้ อีกทั้งยังทำให้สถานที่จัดเก็บนั้นเป็นระเบียบเรียบร้อยอีกด้วย