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法人様の書類管理の基本の「基」出来ていますか？

書類管理の基本の「基」といえば、書類管理のルール化です。

基本的にはルールとしてはラベリング、リスト化、保管場所の管理、保管場所内での座標の管理などでしょう。

クラウドルームの書庫サービスをご利用いただく法人様のクラウドルームサービスを利用する前の状況をお話をお伺いした際に多い書類管理の問題点は以下の6つです。

 

 

上記の通り、多くの法人様が書類を保管する事はわかっているものの、保管方法や保管ルール、担当者などが明確になっておらず管理出来ているとは言えない状況でした。

今回は上記の6つのポイントを大枠で以下の３つに絞ってどのように管理していけばいいのかをご紹介いたします。

 

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① 書類を保管はしているがルールは決まっていない。
②保管期限が分からないのでいつ捨てて良いかわからない。

⇒書類の保管ルールをしっかり守って安全に管理！

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③書類の位置はざっくりとしか把握していない。
④レンタル倉庫に置いているが、管理はしていない。

⇒書類の場所をリスト化して簡単に管理！

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⑤引っ越しなどのタイミングで整理しようとは思っている。
⑥運搬を任せられるスタッフがいない。

⇒預け入れ取り出しの業務は委託が安心！

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保管ルールをしっかり守って安全に管理！

まずは、「ルールが決まっていない」という場合ですが、実際に保管ルールが決まっていないという場合はほとんどなく、文書保管のルールは決まっているが「何が正しいのか把握できていない」という場合がほとんどです。

タイの書類の保管のルールに関しては以前のブログで紹介しておりますので、そちらをご覧ください。

上記のような書類保管期限に沿って、書類の保管・管理・廃棄が出来ている法人様は多くなく、社内の規定に従って書類の管理を行っていないという場合が多いです。

しっかりと文書を管理していないと、社会的信用を失ってしまう可能性もある重大なインシデントにつながる可能性があります。

そういったリスクを排除するという意味でもしっかりと保管ルールを徹底する事を意識しましょう。

 

書類の場所をリスト化して簡単に管理！

「あそこの倉庫に置いているはず」「だぶんあそこにあると思う」といった形でざっくりとは把握している物の本当にそこにあるのかは把握できていないというようなケースです。

通常はプリントした紙の書類は〇〇というファイルにファイリングして倉庫の箱に入れるというフローになっているので多分あるだろうというような保管方法は管理出来ているとは言えません。

1枚の書類を探すのに大切な時間を無駄にしないようにしっかりと管理しましょう。

書類1枚1枚を管理するのは業務効率が悪いので、基本的にはファイル単位で管理することが重要でしょう。
取り出したい条件の書類を簡単に探せるように、「2021年1月の請求書ファイル」というように背表紙のラベリングと、段ボールにも「2021年請求書BOX」というように名前を付ける運用を行えば、資料を取り出したい時に簡単に見つけられます。

 

預け入れ取り出しの業務は委託が安心！

溜まりに溜まった書類や書類の入った段ボールを整理するのはかなり重労働です。
なかなか社員に書類を整理する重労働を頼むのも気が引け、オフィス移転などのタイミングで整理をしようと思っていたという法人様もかなり多いです。

確かに紙の詰まった箱を経理スタッフに運ばるのはケガの危険性や体力の問題などを考えると難しいのも確かです。そういった重労働は外注するのが安心です！

一般的なストレージやレンタル倉庫を利用する場合は、オフィスに置いてある箱が積み上げられた状態から必要な書類を取り出す必要があり、運搬などの力仕事も伴います。少ないうちからしっかりと移動させることが重要です。

 

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