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2021.12.28
ブログ
法人の書類保管はトランクルームや貸倉庫より書庫サービスがおすすめ！
既にトランクルームや貸倉庫を使っている人も、書庫サービスの利用がオススメ！
クラウドルームをご利用いただく法人様の約半数はすでにトランクルームやをご利用されている法人様です。
トランクルームや貸倉庫は自分たちで好きな物を好きな時に預けたり、取り出したり出来る一方でそれらに自社の社員を動かす必要があり、結局オフィス内に収まりきらなくなるまでオフィスに置いておき、溜まったらトランクルームや貸倉庫に持っていくという使い方です。
この方法の場合、普段肉体労働に慣れていない経理スタッフなどに作業をお願いする形になるので、ケガや疲労の原因にもなりますし、書類を箱に入れておいてあるだけという状況は管理が出来ているとは言えません。
そんな法人様のご要望にお応えして生まれたサービスが、CloudRoomの中でも法人様の書類保管に特化した「書庫サービス」です。
書庫サービスをご利用の場合にも、他の会社の備品なども一緒に預ける事が出来るので普通のトランクルームや貸倉庫と同じ物をそのまま収納することが出来ます。
CloudRoomの書庫サービスを使うと何が変わる？
では、トランクルームや貸倉庫からCloudRoomの書庫サービスに変えた場合、どのような変化があるのかご紹介いたします。
①自社スタッフで運搬の手間なし、梱包時も立ち合いだけでOK！
クラウドルームの場合、会社の経理スタッフの方が行う作業はWEBからの「預入れ依頼」または「取出し依頼」だけです。
本棚に置いてあり、まだ梱包もしていないという場合にも問題ありません、クラウドルームのスタッフが御社のご担当者様の指示のもと、梱包・ラベリングなど保管に必要な作業は全て行います。
社員の方を離れた場所にあるトランクルームや貸倉庫まで行かせる手間は不要です。
②WEB上でいつでも預けている物が確認出来る！
トランクルームからクラウドルームへの切換え作業のご依頼も多く、法人様が実際に書類や備品を保管されているスペースに伺った際に、段ボールの「ラベリング」や「ナンバリング」などを行って管理されている法人様は極稀です。
ほとんどの法人様が段ボールを開けて、「これ何が入っているかな？」と確認されることがほとんどです。
クラウドルームの場合にはWEB上で「アイテム名」「画像」などの情報がいつでも確認出来るので、ピンポイントで探したい書類を見つける事が可能です。
③廃棄もワンストップで依頼出来る！
まず、大前提として廃棄をするには、「箱」または「書類」毎にどんな書類で、どのくらいの期間保管する必要があるかを把握しておく必要があります。それが出来ていれば保管期限を過ぎた書類は廃棄しても問題ありません。
タイの書類廃棄の方法はまちまちで、信頼できる廃棄業者にお願いをしないと、適当に不法投棄されたりドラム缶で焼くだけという処理をされてしまう可能性があります。
クラウドルームの場合はオプションで別途料金が必要となりますが、しっかりと溶解処理を行う廃棄業者と提携し、保管から廃棄までワンストップで行えます。
上記の通り、書類の管理が圧倒的に簡単になり、御社のスタッフの方が行う作業はほとんどなくなります。
書類保管に関しても、メールかLINEでご連絡いただければすぐにご対応いたします。
管理はWEB・アプリで簡単！
自社でトランクルームや、貸倉庫を借りてそこで書類の管理を行っている場合に必要になるのが、その箱が倉庫内のどこにあるのかという位置情報の管理と、箱の中にどの書類が入っているかという事を確認出来るようにするためのリストの作成です。
ただ、これが出来ている法人様は全体の10%程度で、残りの法人様はとりあえず古い物から順番に奥に積み上げているという状況です。
そうなると、いざ取出したいという時に「探すのに時間がかかる」または「見つからない」という問題が発生します。
クラウドルームではマイページから預けている物をいつでもすぐにご確認いただけます。
アプリに関しては以下で紹介しておりますのでご確認ください。
実際にご利用いただいたお客様にご満足いただいております。
実際にご利用いただいたお客様からはお喜びいただいております。
例えば、Talentex社の越 様の場合には、以下のようなコメントをいただいております。
まずは、持ち込みしなくて良い、管理が楽だ、という点が一番有難かったです。弊社はスタートアップで社員も少ないので、他のストレージサービスのように、持ち込みをしたり、取り出したり、というところに人員を配置したくなかったので、そこをやってくれるのはとても有難いサービスだと思いました。
インタビューにご協力いただいた全文は以下の記事をご確認ください。
コストは下がるのか？
クラウドルームのご利用料金に関しては、半数以上の法人様がご利用になられているトランクルームや貸倉庫と比べて安くなっており、残りの半数のお客様に関してもほぼ同額でご利用いただけております。
まずは、現在保管されている場所でお見積もりを行わせていただきます。
■ ClourRoom法人担当 (中本)
TEL：098-279-5664
Mail：nakamoto@a2network.jp
